Det blir allt vanligare att fakturor och kvitton översänds i digital form. Vid hantering av dessa kan en mängd frågor uppstå. Vi ska här försöka att ge svar på några av dem.

Om ett företag skannar in alla mottagna leverantörsfakturor och sparar informationen elektroniskt, måste då även de mottagna pappersfakturorna sparas eller kan de slängas efter inskanning?

– Enligt bokföringslagen ska räkenskapsinformation som företaget har tagit emot från någon annan sparas i det skick som materialet hade när det kom till företaget. En leverantörsfaktura som kommer till företaget i pappersform ska därför sparas i pappersform. Men det finns en möjlighet i bokföringslagen att föra över information från en form till en annan form, exempelvis genom att skanna in en pappersfaktura, då överförs den från pappersform till elektronisk form. För information som överförs finns särskilda arkiveringsregler.

Hur lång är arkiveringstiden?

– Arkiveringstiden är enligt bokföringslagen sju år. Om företaget har överfört räkenskapsinformation från en form till en annan ska det ursprungliga materialet sparas i tre år). Det innebär att om företaget har fått en faktura på papper och skannat in den, ska pappersfakturan sparas i tre år och därefter räcker det att bara spara den skannade kopian de kvarvarande åren.

Om kunden anlitar ett skanningföretag, hur lång är då arkiveringstiden för originalen respektive de inskannade fakturorna?

– Arkiveringstiden är densamma oavsett om företaget arkiverar sin räkenskapsinformation själv eller anlitar någon annan för att arkivera. Det är alltid företaget som har ansvar för att arkivering görs enligt bokföringslagen men det kan avtala med någon annan, till exempel ett skanningföretag, om att arkiveringen ska utföras. Ansvaret för arkivering kan företaget däremot aldrig avtala bort.

Vår kund har pappersbaserad fakturahantering men har nu fått en faktura via mejl i pdf-format. Måste jag arkivera mejlet, och hur lång är arkiveringstiden?

– Om en faktura kommer till företaget via mejl i pdf-format så har den kommit till företaget i elektronisk form och ska sparas i elektronisk form. Själva mejlet behöver normalt inte sparas om all information framgår av själva fakturan, däremot ska alltså fakturan sparas i elektronisk form.

– Om företaget skriver ut fakturan på papper har man gjort en överföring från elektronisk form till pappersform. Då är det överföringsregeln som blir tillämplig igen och fakturan i den elektroniska formen ska sparas de första tre åren. Därefter räcker det att bara spara den utskrivna papperskopian.

En kund handlar via nätet och får ett kvitto/bekräftelse eller faktura digitalt. Redovisningskonsulten får sedan underlagen via pdf eller sparade i dropbox. Vem är det som har originalet, kunden eller byrån?

– När det gäller räkenskapsinformation som företaget har tagit emot i elektronisk form är det i den elektroniska formen som informationen ska sparas. Om företaget får fakturan digitalt och sedan skickar den vidare till redovisningskonsulten elektroniskt på något annat sätt så går det bra så länge inte några uppgifter förändras eller försvinner i samband med detta. Kan man inte säkerställa att uppgifterna är oförändrade ska informationen sparas i det format som den togs emot i. Här behöver man se över att all information följer med och att inget ändras.

Vad gäller för inbetalningsfiler och återrapporteringsfiler för utbetalningar? Behöver man arkivera bankfilen efter att man läst in den i bokföringssystemet?

– En bankfil är räkenskapsinformation eftersom den innehåller uppgifter till en verifikation som dokumenterar en betalning. Även bankfiler är räkenskapsinformation som företaget har tagit emot. Eftersom de är mottagna i elektronisk form ska de sparas i elektronisk form. Går det inte att spara uppgifterna i själva bokföringssystemet får man spara filerna på annat sätt. Om bankfilen inte innehåller alla uppgifter kan verifikationen behöva kompletteras, t ex med en insättningsavin.

Vem bär i så fall ansvaret för att arkivera filerna?

– Det är alltid företaget som ansvarar för att arkivera sin egen räkenskapsinformation. Men företaget kan avtala med någon annan till exempel banken eller bokföringsbyrån att sköta arkiveringen.

Om det är banken som sköter arkiveringen, vad händer då om jag byter bank?

– Vad som händer med räkenskapsinformationen när företaget byter bank eller bokföringsbyrå är en fråga som är viktig att se över redan när avtal tecknas.

Om ett företag skapar en faktura i datorn och skriver ut den för att sända den till sin kund, kan kunden då lagra fakturan elektroniskt eller måste papperskopian skrivas ut och arkiveras?

– När det gäller räkenskapsinformation som företaget själv har upprättat såsom till exempel kundfakturor anger bokföringslagen att sådan räkenskapsinformation ska sparas i samma skick som den fick när den sammanställdes. Informationen anses sammanställd när den har fått formen i vilken den ska presenteras i företagets egen bokföring. Företaget måste därför ta ställning till vilken presentationsform som kundfakturorna ska ha – antingen elektronisk form eller pappersform. I vilken form som fakturorna skickas till kunden spelar inte någon roll.

En kund betalar en hotellövernattning med företagskort. Hotellräkningen kommer till redovisningskonsulten som en pdf-fil via mejl. Vad gäller? Är det någon skillnad om kunden även får ett kvitto vid utcheckningen?

– Om hotellräkningen kommer via mejlen är den mottagen av företaget i elektronisk form och ska sparas i elektronisk form. Om kvittot tas emot i pappersform så är det papperskvittot som ska sparas. Även i de här fallen är överföringsregeln möjlig att använda.

– Det finns dock en regel som kan bli tillämplig i det fall då hotellräkningen kommer till företaget i både elektronisk form och i pappersform. Regeln är bara tillämplig om räkningen kommer i båda formerna (både som pdf-fil och papperskvitto) och i nära anslutning till varandra (någon eller några dagar emellan). Under de förutsättningarna får räkningen sparas i den form som den är tänkt att presenteras i företaget. Har företaget valt att presentera räkenskapsinformationen i pappersform innebär det att företaget inte behöver spara pdf-filen med räkningen.

Om kunden i stället fotar kvittot via en kvitto-app, vad gäller då?

– Här gäller samma regler som vid skanning av fakturor, det vill säga om företaget tar emot ett papperskvitto är det papperskvittot som ska sparas. Om kvittot fotas måste ändå pappret sparas de första tre åren.