Du som bedriver verksamhet inom restaurang-, frisör- eller tvätteribranschen måste enligt lag föra personalliggare. Från och med den 1 januari 2016 gäller det även byggbranschen.

Att föra personalliggare innebär att varje dag anteckna vilka som är verksamma i din lokal och när. Den ska uppdateras dagligen och vara lättillgänglig om Skatteverket gör ett besök.

Du måste enligt lag föra personalliggare om du bedriver verksamhet inom följande branscher:

– Restaurang
– Frisörbranschen
– Tvätteribranschen
– Byggbranschen.

Reglerna för hur du ska föra personalliggare varierar mellan olika branscher, men innehåll och syfte är detsamma.

Vad ska du anteckna i personalliggaren?

Av personalliggaren ska ditt företags namn och personnummer eller organisationsnummer framgå. För varje verksamhetsdag ska följande framgå:

– För- och efternamn samt personnummer för var och en som är verksam.
– Vilka tider varje verksam persons arbetspass börjar och slutar.

För även in personal som är oavlönad (t ex praktikanter eller släktingar) eller som du hyrt in från ett bemanningsföretag. Du ska däremot inte föra in till exempel en servicetekniker från ett annat företag som tillfälligt utför ett arbete hos dig.

Du som för manuell personalliggare ska göra anteckningarna med beständig skrift, det vill säga med en penna vars skrift inte kan raderas.

Du kan låta någon annan föra personalliggaren i ditt ställe, men det är alltid du som har ansvaret för att det görs och på rätt sätt. Du ska föra personalliggaren löpande.

Skatteverket gör besök

Skatteverket får besöka din verksamhetslokal och en byggarbetsplats för att kontrollera att de som utför arbete där finns antecknade i personalliggaren. Personalliggaren ska finnas tillgänglig vid besöket. Om du inte själv är där måste det finnas någon annan som kan visa upp personalliggaren.

Vid besöket får Skatteverket kontrollera identiteten hos dem som utför arbete i din verksamhetslokal och byggarbetsplats. Skatteverket får ta ut en kontrollavgift om du inte fört personalliggare. De kan även ta ut en avgift om personalliggaren inte är förd på rätt sätt eller om den inte finns tillgänglig vid besöket.

Kontrollavgiften är 12 500 kronor plus 2 500 kronor för varje person som inte är upptagen i liggaren men som bedöms vara verksam i rörelsen. Kontrollavgiften är 25 000 kronor om byggherreninte har anmält när byggverksamheten ska påbörjas och var den ska bedrivas.

Skatteverket bedömer vilka som är verksamma, men du kan begära omprövning eller överklaga ett beslut om kontrollavgift om du tycker att de bedömt fel.

Spara personalliggaren i två år

Spara personalliggaren under två år efter utgången av det kalenderår då det för näringsverksamheten gällande beskattningsåret har gått ut. Om du har brutet eller förlängt räkenskapsår kan det innebära att du måste spara liggaren längre än tre år efter att du gjort anteckningarna.

Personalliggare i byggbranschen

Du som bedriver byggverksamhet måste enligt lag föra en elektronisk personalliggare. Det innebär att du varje dag måste anteckna i personalliggaren vilka som är verksamma på din byggarbetsplats.

Från och med den 1 januari 2016 ska det finnas elektroniska personalliggare på många byggarbetsplatser. En personalliggare är en förteckning över vilka som är verksamma på byggarbetsplatsen och när de har börjat och slutat varje arbetspass. Syftet med personalliggare är att motverka svartarbete och främja en sundare konkurrens i byggbranschen.

Anmäl byggarbetsplats

Om du är byggherre ska du anmäla varje byggarbetsplats till Skatteverket innan byggverksamheten påbörjas. Reglerna kan innebära skyldigheter för såväl svenska som utländska byggherrar och entreprenörer vid byggverksamhet i Sverige.

Personalliggare – restaurang

Du som bedriver verksamhet inom restaurang, måste enligt lag föra personalliggare. Det innebär att du varje dag måste anteckna i personalliggaren vilka som är verksamma i din lokal och när.

En personalliggare kan föras manuellt (i bokform). Den ska då vara inbunden, och sidorna ska vara förnumrerade. Det betyder att du inte kan använda lösa papper eller exempelvis ett spiralblock. Skatteverket har tagit fram personalliggare som du kan använda.

En personalliggare kan också föras på datorn. Datorprogrammet för den elektroniska personalliggaren måste då vara av samma typ som till exempel ett bokföringsprogram. I programmet måste alla händelser loggas, så att det framgår vem som har gjort en ändring och när. Det går alltså inte att göra en egen liggare i Excel eller något liknande program.

Vad räknas som restaurang?

Som restauranger räknas också gatukök, kaféer, personalmatsalar, cateringverksamhet, centralkök samt pizzabutiker och liknande ställen där man kan hämta mat.

Undantag från att föra personalliggare

1) När bara vissa personer är verksamma

Du behöver inte föra personalliggare om du har enskild näringsverksamhet eller är företagsledare i ett fåmansföretag och om endast du och någon eller några av följande personer arbetar i verksamheten:

– din make eller maka
– dina barn under 16 år
– din sambo om ni tidigare har varit gifta med varandra eller har gemensamma barn
– delägare (gäller endast verksamhet i handels- eller kommanditbolag).

2) Vid blandad verksamhet

Du behöver inte föra personalliggare om 75 procent eller mer av din omsättning kommer från någon annan verksamhet än sådan som innebär skyldighet att föra personalliggare. Exempelvis behöver du inte föra personalliggare om du driver ett hotell som har en matsal med 25 procent eller mindre av den totala omsättningen.